E-Rechnungspflicht für Unternehmen: Ist Ihr Betrieb vorbereitet?

Die E-Rechnung ist im Unternehmensalltag angekommen. Seit 1. Januar 2025 gelten neue
Vorgaben für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Trotzdem erleben wir in der
Praxis, dass viele Betriebe das Thema noch als zukünftige Aufgabe betrachten.

Dabei geht es längst nicht mehr nur um die Frage, ab wann eigene Rechnungen elektronisch
ausgestellt werden müssen. Die E-Rechnungspflicht für Unternehmen betrifft bereits heute
den Empfang, die technische Lesbarkeit und die ordnungsgemäße Aufbewahrung
eingehender E-Rechnungen. Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen, der Empfang von
E-Rechnungen ist jedoch bereits seit 2025 relevant.

Ein PDF ist nicht automatisch eine E-Rechnung

Viele Unternehmen arbeiten bereits digital: Rechnungen werden per E-Mail verschickt, als
PDF gespeichert und nicht mehr ausgedruckt. Eine elektronische Rechnung als PDF ist
jedoch steuerlich nicht automatisch eine E-Rechnung.

Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen.
Entscheidend ist, dass die enthaltenen Rechnungsdaten elektronisch verarbeitet werden
können. Ein einfaches PDF erfüllt diese Voraussetzung in der Regel nicht. Ebenso wichtig ist
im weiteren Prozess, dass Bearbeitungsschritte nachvollziehbar bleiben und die Rechnung
ordnungsgemäß digital aufbewahrt wird.

In der Praxis sind vor allem zwei Formate für E-Rechnungen relevant:

• XRechnung
  Die XRechnung ist ein strukturiertes Datenformat. Sie ist voranging für die maschinelle
  Verarbeitung vorgesehen und ohne geeignete Software nur eingeschränkt lesbar.
• ZUGFeRD
  ZUGFeRD verbindet eine lesbare PDF-Ansicht mit eingebetteten strukturierten
  Rechnungsdaten. Damit lässt sich die Rechnung ansehen, während die
  Buchhaltungssoftware die enthaltenen Daten elektronisch verarbeitet. Entscheidend bleibt
  jedoch, dass der strukturierte Datenteil den Anforderungen entspricht.

Was Unternehmen jetzt können müssen

Seit 1. Januar 2025 müssen Unternehmen grundsätzlich damit rechnen, E-Rechnungen von
anderen inländischen Unternehmen zu erhalten. Wer eine E-Rechnung empfängt, kann den
Empfang nicht allein mit dem Hinweis ablehnen, man arbeite intern weiterhin mit Papier oder
einfachen PDF-Dateien.

Wichtig ist deshalb nicht nur ein E-Mail-Postfach für Eingangsrechnungen. Entscheidend ist
der gesamte Prozess danach:

• Können eingehende E-Rechnungen technisch geöffnet und ausgelesen werden?
• Ist klar geregelt, wer eingehende Rechnungen sachlich und rechnerisch prüft?
• Werden die relevanten Rechnungsdateien vollständig digital gespeichert?
• Ist die Aufbewahrung nachvollziehbar und gegen unzulässige Veränderungen
• geschützt organisiert?

Gerade die Aufbewahrung wird häufig unterschätzt. Wird eine E-Rechnung empfangen,
sollte nicht nur ein Ausdruck abgelegt werden. Maßgeblich ist die elektronische Rechnung in
ihrem strukturierten Format. Diese muss so aufbewahrt werden, dass sie bei einer späteren
Prüfung vollständig und nachvollziehbar verfügbar ist. Auch Bearbeitungsschritte, Freigaben
oder Änderungen sollten im eingesetzten System dokumentiert werden, damit der gesamte
Rechnungsprozess durchgehend nachvollziehbar bleibt.

Warum die Umstellung sinnvoll ist

Die E-Rechnung ist zunächst eine gesetzliche Anforderung. Richtig umgesetzt kann sie aber
auch praktische Vorteile bringen.

Strukturierte Rechnungsdaten reduzieren manuelle Erfassung. Rechnungsnummern,
Beträge, Steuernummern oder Bankverbindungen müssen nicht mehr händisch übertragen
werden. Das senkt das Risiko von Tippfehlern und erleichtert die weitere Verarbeitung. Auch
Zahlungsläufe lassen sich in vielen Fällen effizienter vorbereiten, wenn Rechnungsdaten
strukturiert vorliegen und nicht manuell erfasst werden.

Außerdem verläuft die Zusammenarbeit mit Steuerkanzlei, Kunden und Lieferanten klarer,
wenn Rechnungen zentral eingehen, digital geprüft und ordnungsgemäß archiviert werden.
Gleichzeitig schaffen Unternehmen damit eine Grundlage für die nächsten Schritte: Für viele
Betriebe wird die Pflicht, eine E-Rechnung zu erstellen, ab 2027 deutlich relevanter. Die
konkrete Anwendung der Übergangsregelungen zur E-Rechnung sollte im Einzelfall geprüft
werden.

Checkliste E-Rechnung: Sind Sie vorbereitet?

Zur Orientierung helfen bereits einige Fragen:

• Gibt es ein zentrales Postfach oder einen klar definierten Eingangskanal für
  Eingangsrechnungen?
• Kann Ihre Buchhaltungssoftware XRechnung oder ZUGFeRD verarbeiten?
• Werden E-Rechnungen ordnungsgemäß digital aufbewahrt oder lediglich in einem E-
  Mail-Postfach abgelegt?
• Ist intern geregelt, wer Rechnungen prüft und freigibt?
• Wissen Sie, ab wann Ihr Unternehmen selbst E-Rechnungen ausstellen muss?

Weitere Themen der Blogreihe: E-Rechnung

In den nächsten Beiträgen vertiefen wir die wichtigsten Punkte rund um die E-
Rechnungspflicht für Unternehmen. Dabei geht es unter anderem um die kommende
Versandpflicht, die richtige digitale Archivierung und die Frage, welche Ausnahmen weiterhin
gelten. Außerdem zeigen wir, warum die Umstellung nicht nur eine gesetzliche Vorgabe ist,
sondern auch eine Chance für klarere und effizientere Buchhaltungsprozesse bietet.
So erhalten Unternehmen Schritt für Schritt einen praxisnahen Überblick über die nächsten
Anforderungen und sinnvollen Maßnahmen.